Giải pháp hóa đơn điện tử tốt nhất cho nhà bán lẻ

Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền chưa phải là quy định bắt buộc mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể lựa chọn hình thức hóa đơn này để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng của mình và khách hàng cũng như để thuận tiện hơn trong việc khai báo thuế. Tuy nhiên, Tổng Cục Thuế đang khuyến khích doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng và đã có lộ trình triển khai hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.

Lộ trình triển khai dự kiến:

• Tháng 12/2022: Thuế ra văn bản số 15461/CTTPHCM-TTHT triển khai Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giai đoạn 1
• Tháng 05/2023: Dự kiến triển khai giai đoạn 2
• Tháng 10/2023: Dự kiến triển khai giai đoạn bắt buộc toàn bộ các doanh nghiệp và hộ kinh doanh tại các Tỉnh/Thành phố lớn trên cả nước áp dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Vì vậy mặc dù hiện tại thuế chưa có công văn chính thức về việc bắt buộc việc triển khai hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Tuy nhiên chúng tôi khuyến khích các đơn vị kinh doanh nên lựa chọn các phần mềm bán hàng có tính năng xuất hoá đơn điện tử để chuẩn bị cho các quy định mới về thuế trong thời gian tới."

• Bước 1: Anh/Chị cần phải mua hoá đơn điện tử từ các nhà cung cấp hoá đơn Điện tử được cơ quan thuế uỷ quyền và chấp thuận (VNPT, Viettel, FPT,..)
• Bước 2: Nhà cung cấp HĐĐT sẽ cấp cho Anh/chị tài khoản để đăng nhập vào web portal dùng để xuất hoá đơn.
• Bước 3: Trước khi xuất hoá đơn chị sẽ lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn trực tiếp trên trang web portal của nhà cung cấp HDDT cung cấp cho Anh/chị. Thông thường các nhà cung cấp HĐĐT sẽ hỗ trợ Anh/chị lập và gửi tờ khai 01DKTĐ/HĐĐT qua cổng HĐĐT lên cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Hoặc Anh/Chị có thể yêu cầu nhân viên của Nhà cung cấp HDDT hỗ trợ Anh/chị.
• Bước 4: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ và sẽ phản hồi kết quả trực tiếp trên mục lịch sử gửi cơ quan thuế ở Trang portal xuất HDDT của nhà cung cấp (thời gian 1-2 ngày). Sau khi cơ quan thuế duyệt tờ khai 01. Anh/Chị có thể bắt đầu xuất hoá đơn.

Tại Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn tiếp tục xử lý sai sót HĐĐT các lần tiếp theo nếu sau khi xử lý lần đầu vẫn còn sai sót: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai xót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Trong trường hợp lập hóa đơn số 1 bị sai, lập hóa đơn số 2 điều chỉnh cho hóa đơn số 1 nhưng hoá đơn số 2 bị sai tiếp và lập hóa đơn số 3 điều chỉnh cho số 1 và điều chỉnh sẽ đảm bảo nguyên tắc hoá đơn 1+ hoá đơn 2+ hoá đơn 3 = số tiền đúng thì hoá đơn số 2 không cần phải làm gì.

Ví Dụ: Hóa đơn số tiền thuế đúng là 500.000

• Phát hành hóa đơn số 1 tiền thuế 450.000 => sai tiền thuế
• Phát hành hóa đơn số 2 điều chỉnh cho hóa đơn số 1 nhưng số tiền thuế điều chỉnh là 30.000 => vẫn sai.
• Phát hành tiếp hóa đơn số 3 điều chỉnh cho hóa đơn số 1 => số tiền điều chỉnh là phần chênh lệch còn lại: 20.000

Để đảm bảo nguyên tắc hoá đơn 1 + hoá đơn 2 + hoá đơn 3 = Số tiền thuế đúng = 500.000

Đối tượng có thể sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế là những doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, đang có hoạt động kinh doanh hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người dùng theo 8 loại hình kinh doanh sau:

• Trung tâm thương mại
• Siêu thị
• Bán lẻ hàng tiêu dùng
• Ăn uống
• Nhà hàng
• Khách sạn
• Bán lẻ thuốc tân dược
• Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác

Như vậy, đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, bán lẻ và F&B (nhà hàng, quán ăn, karaoke, bida, quán cafe, trà chanh, sinh tố…) sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Căn cứ Điểm a, Khoản 6, Điều 10 Nghị định 123 năm 2020 quy định về hoá đơn, chứng từ thì chỉ có các loại hàng hoá, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm: được phép xuất hoá đơn điện tử kèm theo bảng kê.

Còn lại những hàng hoá, dịch vụ khác xuất hoá đơn điện tử không được kèm theo bảng kê.

Vào website tracuuhoadon.gdt.gov.vn, -> Thông tin thông báo phát hành -> Hóa đơn -> Tổ chức, Cá nhân-> nhập MST